PERSONVERNERKLÆRING

Sist oppdatert 9. juli 2018

Vi i GRESS-gruppen er opptatt av å følge gjeldende lover og regler når vi behandler de personopplysningene du gir oss.

Denne personvernerklæringen forteller hvordan personopplysninger samles inn og behandles for GRESS-gruppen AS. Erklæringen inneholder informasjon om dine rettigheter ved lagring av personvernopplysninger gjennom medlemskapet i GRESS-gruppen AS, og generelle opplysninger om hvordan vi behandler dine personopplysninger i henhold til gjeldende personvernregler.

1.Vårt ansvar og dine rettigheter

Ansvarlig for innsamling og bruk av dine personopplysninger – Behandlingsansvarlig – er GRESS-gruppen AS(heretter GRESS) ved administrerende direktør Jan Muri.

Kontaktinformasjon

GRESS-gruppen AS
Besøksadresse: Harbitzallèen 2A, 0275 Oslo
Postadresse: Postboks 4148 Sjølyst, 0217 Oslo
Org. Nr. 978 678 947
E-post: post@gress.no
Telefon: 90 60 72 03

2. Innsamling, bearbeiding og bruk av personopplysninger

GRESS samler inn personopplysninger fra sine medlemmer, leverandører og andre til ulike formål og på ulike grunnlag. Personopplysninger fra medlemmer, leverandører og andre næringsdrivende vil i hovedsak være opplysninger som identifiserer kontaktpersoner hos disse. Videre i denne erklæringen omtales medlemmet, leverandøren etc. og kontaktperson som du/dere. Endring av kontaktperson meldes til GRESS på post@gress.no. GRESS lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, eller så lenge GRESS er forpliktet til dette etter loven. GRESS samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt i punktene som følger; Fullt navn, e-post og telefonnummer.

 

2.1. Personopplysninger for innlogging til GRESS medlemssider/netthandel, www.gressnet.no

Som medlem i GRESS skal du gjøre dine innkjøp fra de leverandører som GRESS har avtale med. Medlemmer skal være kjent med hvilke avtaler som gjelder, og denne informasjonen finner du på gressnet.no etter innlogging. GRESS er derfor nødt til å lagre dine personopplysninger slik at du får tilgang til den informasjonen du er avhengig av. Denne siden er også kun tilgjengelig via innlogging med e-post og et personlig passord. Dette passordet er det kun du som kjenner til, og kan endre når du ønsker. Vi lagrer disse opplysningene så lenge du er medlem hos GRESS og i inntil 6 måneder etter at medlemskapet er avsluttet for å kunne behandle henvendelser fra deg. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.

For at du skal kunne bestille varer på GRESS-nett trenger vi bedriftens navn, leveringsadresse, fakturaadresse, ditt navn, e-post og mobilnummer. Denne informasjonen er nødvendig for at leverandørene skal kunne sende dine varer, la deg motta oppdateringer for leveringen, og for å kunne kontakte deg vedrørende din bestilling når dette er nødvendig. Informasjonen kan du endre når som helst selv, ved å logge deg på dine sider. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.

 

2.2 Personopplysninger for innlogging til GRESS leverandørsider, www.gressnet.no

Som leverandør til GRESS har du ansvar for å oppdatere dine bedriftssider på gressnet.no. For å få tilgang til din leverandørside må du logge inn med epost og passord. Vi er derfor nødt til å lagre ditt navn og epost. Vi vil også sende deg informasjon om nye medlemmer og deres kontaktinformasjon per e-post, og vi må kunne kontakte deg for spørsmål og informasjon vedrørende vår avtale. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.

 

2.3 Bruk av personopplysninger – informasjonsmail

Som medlem i GRESS anser vi det som nødvendig at du mottar informasjon om hvilke leverandører og leverandøravtaler som til enhver tid er gjeldene. For å gjøre deg oppmerksom på når det er inngått nye avtaler, reforhandlet avtaler, bonusberegninger er ferdig eller annen relevant informasjon vil du motta informasjonsmail fra oss. Vi sender deg informasjonsmail ved behov. Du kan når som helst melde deg av vår e-mail liste ved å sende en mail til post@gress.no. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.

 

2.4 Bruk av personopplysninger til invitasjoner

GRESS-gruppen arrangerer hvert år GRESS-messen. GRESS er derfor avhengig av deres personopplysninger for å kunne sende dere invitasjon.  Ønsker du ikke invitasjon til dette arrangementet kan du gi beskjed om det på e-post til post@gress.no. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.

 

3. Personopplysninger til tredjepart

GRESS forhandler avtaler med leverandørene på vegne av sine medlemmer. For at leverandørene til enhver tid skal vite hvilke medlemmer som skal ha de fremforhandlede betingelsene, og for at de skal kunne kontakte medlemmene for å opprette leveringsavtaler er de avhengig av å vite hvem dere er.

Ved inngåelse av nye leverandøravtaler vil de nye leverandører motta medlemslister med kontaktinformasjon til våre medlemsbedrifters hovedkontaktpersoner. Med hovedkontaktpersoner menes daglig leder/direktør, innkjøpsansvarlig, kjøkken og restaurantsjef. Ved inntreden som nytt medlem i GRESS vil vi sende ut bedriftens navn, adresse, og kontaktinformasjon til hovedkontaktpersoner til alle våre leverandører. Alle våre leverandører er deretter selv behandlingsansvarlig for dine personopplysninger ifølge regelverket. Samarbeidspartnere vil kunne få innsyn i utvalgte opplysninger hvor det er nødvendig for å kunne utføre tjenester for GRESS. I slike tilfeller inngår vi databehandleravtaler for å ivareta sikkerheten. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

Millum AS

Millum AS er leverandør av vår nettportal GRESS-net. De kan se deres navn, e-post adresse og telefonnummer som er registret i innkjøpsportalen. I tilfeller ved ordrestopp eller annen support hvor det er mer effektivt og hensiktsmessig at de tar direkte kontakt med medlemmene, har de tilgang til å kontakte dere.

Visma

Alle fakturaer og kreditnotaer behandles i Visma. E-postadresser for mottak av fakturaer og kreditnotaer oppbevares i Visma. Vårt eksterne regnskapskontor Smea Consult AS har innsyn i vår Visma.

Telecomputing

Telecomputing drifter vår IT infrastruktur. Telecomputing setter opp PC og har support på våre løsninger. Telecomputing kan få tilgang til data på i vårt system dersom det er nødvendig for å gjøre service og vedlikehold av systemene.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området

 

4.Dine rettigheter

Du kan til enhver tid få innsyn i hvilke opplysninger vi har lagret om deg, og har rett til å be oss endre og/eller slette data om deg så fremt vi ikke er forpliktet til å oppbevare disse i henhold til gjeldende lovgivning eller andre forpliktelser vi har. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, retteinnsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du har rett til å trekke tilbake samtykker du har gitt oss. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter om personopplysninger vi har lagret om deg, send oss dine krav per e-post – post@gress.no eller post til adressen over.

 

5.Endringer i erklæringen

Dersom vi gjør endringer i personvernerklæringen legger vi ut den reviderte versjonen her med en oppdatert revisjonsdato. Vi oppfordrer deg til å se igjennom erklæringen regelmessig. Dersom større endringer finner sted vil du bli varslet om dette.

 

For spørsmål og henvendelser angående denne erklæringen, ta kontakt med oss på:

GRESS-gruppen AS
Besøksadresse: Harbitzallèen 2A, 0275 Oslo
Postadresse: Postboks 4148 Sjølyst, 0217 Oslo
E-post: post@gress.no
Telefon: 90 60 72 03

 

 

Share this: